De Voedselbank helpt mensen in Nederland die onder de armoedegrens leven door ze tijdelijk te voorzien van gratis voedselpakketten. Bij de Voedselbank vinden we het respecteren van privacy erg belangrijk. Daarom willen wij u in dit document informeren over hoe wij uw persoonsgegevens bewaren en gebruiken (‘verwerken’).
Persoonsgegevens
Er kunnen verschillende redenen zijn waarom de Voedselbank uw persoonsgegevens verzamelt en verwerkt.
Klanten
• Zo zullen we, wanneer u een aanvraag doet om klant te worden van de Voedselbank, in elk geval vragen naar uw contactgegevens, geboortedatum, gezinssamenstelling, inkomen en daarbij behorende uitgaven. Onderstaande gegevens worden in ons klanten registratie systeem opgeslagen: • Indien u zich aanmeldt als klant hebben wij uw financiële gegevens nodig om te bepalen of uw in aanmerking komt als klant.
• Uw naam en voornaam gebruiken we om dit te vermelden op uw Voedselbankpasje en voor interne communicatie.
• Door uw geslacht in ons systeem op te slaan kunnen wij u op de juiste manier aanspreken.
• We bewaren uw telefoonnummer en emailadres om contact met u op te kunnen nemen. • Uw geboortedatum is van belang om te verifiëren met uw identificatiebewijs en te onderscheiden indien er personen zijn met zelfde naam en voornaam.
• Ook vragen we naar uw dieet beperkingen, zodat wij u het juiste voedsel kunnen aanbieden en dit op uw pasje te vermelden.
• We bewaren en verwerken we uw gegevens over de status van uw toekenning als klant, of u nog wachtende bent op uw toekenning en of u bent afgewezen en de toelichting hiervoor. Wij houden via deze gegevens bij wanneer uw start en einddatum is als klant, om uw te informeren wanneer u als klant bent ingeschreven, wanneer de voedselverstrekking stopt en om u tijdig te informeren dat u uw inschrijving moet verlengen indien nodig. Wij hebben informatie nodig over uw status als wachtende, om snel tot actie te komen. De notities hierbij zijn nodig om te weten waarom u nog wachtende bent c.q. waarom u bent afgewezen als klant.
• Gegevens over u medebewoners/kinderen zijn nodig om de grootte van het voedselpakket te kunnen vaststellen. Wij bewaren de geboortedatum van de bewoners om te controleren of zij mogelijk op andere adressen zijn ingeschreven onder een iets afwijkende naam. Ook kunnen wij deze data gebruiken voor attenties, bijvoorbeeld het meegeven van een verjaardag pakket of schoolspullen aan kinderen van een bepaalde leeftijd.
• Ook slaan we informatie op over de luiermaat van uw eventuele kinderen onder de 4 jaar om hen van het juiste formaat te kunnen voorzien.
• Informatie over uw huisdieren is van belang voor het geval dat we dierenvoeding uit te geven hebben.
• Wij verwerken ook uw gegevens over uw afhaal- en eventuele bezorgdag, uw afwezigheid en alternatieve dag van afhalen om de logistiek rond het uitdelen goed te laten verlopen, We noteren ook of u te laat komt en niet op komt dagen. Dit om u te vragen waarom u ons niet heeft geïnformeerd en u met klem te verzoeken dit wel te doen. Gegevens over uitgifte van speciale actiebonnen of pakketten bewaren we om zeker te weten dat u deze actie bonnen heeft ontvangen en om te voorkomen dat u dubbel ontvangt.
• Al deze gegevens bewaren we tot 1 jaar nadat u geen klant meer bent, waarna deze worden verwijderd uit ons klanten registratie systeem hetzij vernietigd indien het een papieren document betreft. Nadien zullen we enkele gegevens anoniem bewaren voor statistische doeleinden, zoals geslacht, leeftijd, aantal medebewoners, hun geslacht en geboortedatum, duur van voedselverstrekking en postcode.
Vrijwilligers
Wanneer u als vrijwilliger bij de Voedselbank wilt meehelpen, zullen wij uw contactgegevens, en de gegevens uit uw cv opslaan en verwerken. De volgende gegevens worden bewaard:
• De Voedselbank gebruikt uw officiële voor- en achternaam om te controleren of de gegevens overeenkomen met het getoonde identificatiebewijs. De roepnaam vermelden wij op de batches zodat de klanten en uw collega’s bij de Voedselbank uw met uw naam kunnen aanspreken.
• De adresgegevens en geboortedatum worden gebruikt om u eventueel een attentie te kunnen sturen bij ziekte of bijvoorbeeld een verjaardag.
• We vragen u welke talen u spreekt zodat we eventueel een beroep op u kunnen doen indien wij met een niet Nederlandstalige klant van doen hebben.
• We gebruiken uw telefoonnummer en e-mailadres om contact met u op te kunnen nemen voor planning en om mededelingen te doen.
• Uw CV wordt bewaard om u een toepasselijke functie toe te bedelen voor nu en voor eventuele andere toekomstige functies. Een kopie van je rijbewijs wordt bewaard, indien van toepassing.
• Alle gegevens die wij over u hebben bewaard, zullen we verwijderen wanneer u bij ons stopt als vrijwilliger. Voor hulpverleners: Wij bewaren en verwerken de volgende gegevens: Uw naam, contact details en naam van uw instantie. Deze gegevens zijn nodig om me u te kunnen communiceren over de aanmelding en verlenging van klanten voor de Voedselbank. Uw gegevens worden verwijderd wanneer u geen werkzaamheden meer verricht aangaande bovenstaande.
Donateurs
• Als u een donatie doet aan de Voedselbank bewaren en verwerken wij uw naam, contactgegevens voor zover bekend gemaakt en bankrekeningnummer voor onze jaarrekening. Deze gegevens worden 7 jaar bewaard door de penningmeester. U kunt te allen tijde aangeven indien u wilt dat uw donatie anoniem blijft en/of dat u bezwaar maakt voor het publiceren van uw donatie in onze Nieuwsbrief. Voor leveranciers/contractanten:
• Wij bewaren en verwerken ook uw contactgegevens als u leverancier of contractant bent van de Voedselbank. Deze gegevens zijn nodig om contact met u op te nemen over leveranties en/of speciale inzamelingsacties. Gegevens worden verwijderd indien bijvoorbeeld de contact persoon is gewijzigd of in het geval uw bedrijf stopt met leveranties.
• In ons Nieuwsbrief bestand bewaren wij u email adres. Indien u de Nieuwsbrief niet meer wilt ontvangen kunt u zich afmelden zoals vermeld op de Nieuwsbrief en wordt uw email adres verwijderd.
• De website van onze Voedselbank maakt gebruik van cookies. Dat zijn kleine bestandjes die met de pagina’s van de website worden meegestuurd en door uw browser op de harde schijf van uw computer worden opgeslagen. Wij gebruiken cookies om instellingen en voorkeuren te onthouden. U kunt deze cookies uitzetten via de browser maar dit kan het functioneren van onze website negatief beïnvloeden. Er zijn geen derden die zogenoemde tracking cookies plaatsen waarmee gericht wordt geadverteerd. Cookies kunt u alleen zelf verwijderen, aangezien deze op uw eigen computer opgeslagen zijn. Raadpleeg hiervoor de handleiding van de browser.
• Via onze website wordt een cookie geplaatst van het Amerikaanse bedrijf Google, als deel van de Google Analytics-dienst. Wij gebruiken deze dienst om bij te houden en rapportages te krijgen over hoe bezoekers de website gebruiken. Google kan deze informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover derden de informatie namens Google verwerken. Wij hebben hier geen invloed op. Als u uzelf wilt afmelden, download en installeert u de add-on voor de browser. De informatie die Google verzamelt wordt zo veel mogelijk geanonimiseerd. Uw IP-adres wordt maar deels meegegeven, waardoor tracering nagenoeg onmogelijk is. De informatie wordt overgebracht naar en door Google opgeslagen op servers in de Verenigde Staten.
Verwerking gegevens
De Voedselbank draagt zorg voor een zorgvuldige en veilige verwerking van uw persoonsgegevens, waarbij we ons altijd houden aan de eisen uit de privacywetgeving. Zo zullen we uw gegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is zoals hierboven is aangegeven en ook zullen we uw gegevens niet delen met derden, tenzij dit voor onze dienstverlening noodzakelijk is en wij hiervoor vooraf uw uitdrukkelijke toestemming hebben gekregen. Uw toestemming kunt u altijd intrekken. We zullen passende maatregelen nemen om ervoor te zorgen dat uw persoonsgegevens bij ons veilig zijn en dat misbruik van deze gegevens zo goed mogelijk voorkomen wordt.
De toegang tot uw persoonsgegevens is afgeschermd voor onbevoegden. Daarnaast zullen we onze beveiligingsmaatregelen regelmatig controleren en waar nodig updaten, zodat uw gegevens altijd goed beveiligd zijn. Uw persoonsgegevens zullen we niet langer dan noodzakelijk bewaren, zoals hierboven is aangegeven. Rechten Op grond van de wet heeft het recht op inzage van de persoonsgegevens zoals die bij ons bekend zijn.
Daarnaast hebt u het recht om uw persoonsgegevens te laten wijzigen indien uw gegevens bij ons niet correct geregistreerd zijn. Ook hebt u op grond van de wet het recht om van de persoonsgegevens die bij ons bekend zijn een kopie te krijgen, zodat u deze gegevens bijvoorbeeld gemakkelijk kunt aanleveren bij een andere instantie. Wanneer uw persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden zoals hierboven is beschreven waarvoor zij zijn verzameld of verwerkt, zullen wij ze uit onze bestanden verwijderen. Wanneer wij naar uw mening dit uit onszelf niet voldoende (snel) hebben gedaan of wanneer wij naar uw mening persoonsgegevens onjuist zouden hebben verwerkt, heeft u het recht om ons te vragen de verzamelde persoonsgegevens te laten verwijderen uit onze systemen. Uw persoonsgegevens zullen dan niet langer bij ons bekend zijn. U heeft voorts op grond van de wet de mogelijkheid om de verwerking van uw persoonsgegevens door ons tijdelijk stil te laten zetten (dit is het recht op beperking). We mogen dan gedurende deze periode uw persoonsgegevens slechts beperkt verwerken. Onder bepaalde omstandigheden hebt u het recht om bezwaar te maken tegen de verdere verwerking van uw persoonsgegevens door het recht van verzet in te roepen. Dit is onder meer mogelijk wanneer u bezwaar hebt tegen de verwerking van uw persoonsgegevens in het kader van direct marketing of statistisch onderzoek.
Vragen & klachten
Als er na het doornemen van deze verklaring iets niet duidelijk is over de manier waarop wij omgaan met uw persoonsgegevens, wanneer u gebruik wilt maken van één of meer van de beschreven rechten, of wanneer u een klacht hebt over de verwerking van uw persoonsgegevens door ons, neem dan contact op via het volgende e-mail adres: klachten@voedselbank-groningen.nl
Voedselbank Stad Groningen
Ulgersmaweg 57
9731 BL Groningen
U heeft natuurlijk ten alle tijden het recht om een klacht in te dienen bij de privacy toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. We raden u in dat geval aan de website van de Autoriteit Persoonsgegevens te raadplegen om te zien hoe u het best contact met deze toezichthouder kunt opnemen (https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/).